Aus Anlass einer Dienstreise sind die verschiedensten Nebenkosten denkbar: Hotelgarage, berufliche Telefongespräche oder Telefaxübermittlungen, Parkgebühren, Maut, Umbuchungs- und Stornokosten bei Flug- und Fährtransporten. Voraussetzung für die Abzugsfähigkeit dieser Kosten ist der belegmäßige Nachweis. Gebühren für Gepäckaufbewahrung, Parkuhren, Trinkgelder und ähnliches können durch Eigenbelege glaubhaft gemacht werden.
Reisekosten, die einem Arbeitnehmer entstehen, kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten (§ 3 Nr.13 bzw. Nr.16 EStG). Die Reisekosten, die der Arbeitgeber steuerfrei erstattet hat, sind nicht mehr im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten abzugsfähig (§ 3 c Abs.1 EStG).
Der Arbeitgeber kann festlegen, dass jeweils nur die günstigste Alternative als Erstattungsgrundlage herangezogen wird. Dann muss er jedoch auch die entstehenden zusätzlichen Zeiten z. B. für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel ertragen.
Achtung: Es ist zu unterscheiden zwischen den entstandenen tatsächlichen Kosten, die steuerlich absetzbar sind, und den vom Arbeitgeber erstatteten Kosten, die gemäß dessen Reisekostenordnung niedriger sein können (insbesondere im öffentlichen Dienst und bei Körperschaften des öffentlichen Rechts). Der Differenzbetrag kann in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Dazu muss der Arbeitnehmer eine Kopie der Abrechnung und der Buchungen der Erstattung einreichen und der Arbeitgeber muss dem Finanzamt des Arbeitnehmers gemäß Abgabenordnung (AO) die Originalbelege vorweisen können.
Zusätzlich muss der Veranlasser der Reise auch Reisenebenkosten (z. B. Hotelgarage, Telefonkosten) steuerfrei erstatten.
Als Fahrtkosten sind höchstens die tatsächlich entstandenen Kosten (mit Flugzeug, Zug und ÖPNV, Fähre oder Taxi) erstattungsfähig. Führt der Arbeitnehmer die Auswärtstätigkeit mit seinem eigenen Fahrzeug durch, kann der Arbeitgeber Fahrtkosten z. B. für einen PKW 0,30 €/km steuerfrei erstatten.
Auch Fahrtnebenkosten sind Reisenebenkosten. Park- und Straßenbenutzungsgebühren sind wie die Fahrtkosten absetzbar. Dazu gehören auch Auslagen für Straßenkarten, typische Fahrzeugputzmittel und fahrzeugtypische Verbrauchsstoffe.
Unfallkosten werden gegenüber dem Veranlasser der Reise abgerechnet, Kosten aus der Selbstbeteiligung trägt ebenfalls der Veranlasser der Reise. Nur bei gerichtlich festgestellter grober Fahrlässigkeit kann der Arbeitgeber die Übernahme der Unfallkosten verweigern.
Die Kosten sind in nachgewiesener Höhe erstattungsfähig. Inländische Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber auch mit 20 € pro Übernachtung pauschalieren, wenn feststeht, dass der Arbeitnehmer auswärts übernachtet hat und ihm tatsächlich Kosten entstanden sind.
Schon bisher wurden Übernachtungen in der eigenen Wohnung (z. B. Zweitwohnung), in einem Fahrzeug (z. B. Fernfahrer übernachten im LKW) oder in der vom Arbeitgeber gestellten Unterkunft (z. B. Bauarbeiter übernachtet im Baucontainer des Arbeitgebers) nicht zur Kostenerstattung zugelassen.
Zur Abgeltung des berufsbedingten Mehraufwandes für Verpflegung können die gültigen steuerlichen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand steuerfrei gezahlt werden.